PROPUESTA DE AHORRO

En respuesta a la convocatoria que hicimos en la entrada ¿QUIEN NOS DEFIENDE Y REPRESENTA?, una trabajadora del Ayuntamiento (que prefiere no dar su nombre) nos ha hecho llegar una propuesta de gestión de los asuntos propios que a continuación os reproducimos:

 “Buenos días,

 No sé si servirá de algo pero aquí os mando una idea que desde hace tiempo vengo pensando y que creo que ahorraría tiempo y dinero sin mucho esfuerzo. Espero que sirva para algo.

 Los pasos que se dan ahora para pedir un asunto propio son:

 –         Se coge un modelo y se rellena, y se pasa a la firma primero del responsable o del director de área y después del Concejal que nos toca.

–         Yo y supongo que otros muchos trabajadores hacen copia de esta primera solicitud por si se extravía en el camino.

–         Una vez recorrido el circuito de firmas, con los correspondientes paseos entre edificios si alguno de los que tiene que firmar no está en el mismo edificio que nosotros, la petición rellena de firmas vuelve a la persona que lleva la gestión de permisos del departamento, quien normalmente hace una o dos fotocopias (una para quedársela y otra para mi) y envía el original al departamento de Personal para que lo controlen allí también.

–         Como vemos en general son tres o cuatro las fotocopias que se hacen de un modelo que además del gasto de papel consume mucha tinta porque tiene los bordes negros, y todo eso solo para coger un asunto propio.

La forma nueva de hacerlo sería:

–         El trabajador escribe un correo a su responsable o director con copia a la persona que controle los asuntos propios del departamento, pero no imprime nada.

–         El responsable o director (que debe abrir el correo todos los días) lee el mensaje y aprueba o deniega el asunto propio. Si lo aprueba lo reenvía al Concejal y si lo deniega al trabajador. Lo mismo con el Concejal, que lo único que tiene que hacer es reenviar el correo con su autorización (y la del director o responsable) al trabajador que solicita el asunto propio, quien lo reenvía a su vez a la persona de su departamento que hace el seguimiento y también a Personal.

–         Si el asunto se deniega por el Director o el Concejal se envía con la explicación para que lo pueda guardar el trabajador en su ordenador por si acaso pero sin imprimirlo siquiera y así no se gasta nada de papel.

–         Estos correos se pueden almacenar en una carpeta que se llame “Asuntos Propios” o imprimir, aunque ya no se tiene que usar el modelo oficial, sino que es un texto normal que consume mucha menos tinta y se puede imprimir en papel reutilizado, menos en Personal que pueden usar papel nuevo.

Yo pienso que con esta solución se ahorra bastante, no solo en material (papel y tinta) sino también en el tiempo de paseos de un lado para otro con los portafirmas o para hacer fotocopias. Además igual que lo que yo propongo para los asuntos propios seguro que se puede hacer con muchos otros trámites sobre todo internos que hacemos continuamente en papel cuando se podían hacer por correo.

Espero que esta idea sirva para algo y que otros compañeros y compañeras también propongan otras maneras de ahorrar que buena falta nos hace.”

¿Qué os parece la iniciativa? Enviar vuestros comentarios o nuevas propuestas si las tenéis.

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Una respuesta

  1. El pasado viernes ASTIV envió un correo al nuevo Concejal de Personal con la propuesta. Esperemos que entre reunión y reunión de presentación (como si no le conociera ya de sobra todo el mundo) tenga tiempo de leerla y si le parece interesante y la aplica habrá valido la pena.

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